今日は、行政書士が業務を受託(受任)する場合の契約書作成について検討します。
- 業務を受託する場合には、契約書を作っておく方が良い。
- 契約書の内容は簡素なものでもかまわないと考える。
- その契約書で、どのような権利義務や事実を確定させたいかが重要だろう。
検討の前に
約二ヶ月ぶりのブログ出稿となってしまいました。その間もホームページ経由でお問い合わせやご依頼を頂いていたのですが、慌ただしい毎日に流され更新できない日々が続いていました。
ところが嬉しいことに、何人かの方から｢最近ブログ書いてないね｣と指摘を受け、楽しみにお待ち頂いている読者皆様のご期待に応えるため！今日からまた、少なくとも週一回は、いやいや、二週間に一回は出稿するつもりでこのブログを再開します。
この二ヶ月、慌ただしいばかりで変わり映えした訳ではありませんが、髪を短くし、クールビズなのに無駄にスーツを増やし、シャツを大人買いしている高木のブログに是非ご期待ください。
行政書士業務と契約書
行政書士が業務を受任或いは受託する場合、その態様に応じて依頼者との間で権利義務関係が発生する訳ですが、それを書面、すなわち契約書というカタチで残すかどうかは、悩みどころの一つです。
たとえばこれが会社設立の場合と、車庫証明の取り付けの場合では、話しが変わってくるでしょう。建設業許可関係で毎年出す書類を作成する場合、初回に許可を申請する場合もしかりです。
しかし、業務の性質や報酬の程度によって契約書を交わすかどうかを決めるというのは本質的にはあまりよろしくないことですし、原則としては受託或いは受任する案件毎に契約書を交わすにこしたことはありません。
行政書士業務の性質
ところで、私が行う行政書士業務は基本的に全てが代書業務ですので、民法でいう「委任」という枠組みで自身の業務を捉えることはありません。
株式会社設立の電子定款作成と認証については、定款作成代理人として私の名前が記録されますし、この場合は委任契約になりますが、これはむしろ例外であって、行政書士の業務は「受任」ではなく「受託」が原則であるというのが私の考えです。
中には被害者請求を、委任契約をベースに行政書士名義でやっている事務所があるという話しを聞きますが、これは自賠責の振込先を確保するためであって、依頼者のためにはならないのではないかと感じます。
当事務所の契約書作成方法
では、当事務所ではどうやって契約書を作成しているかという話しですが、私は業務内容毎に契約書ひな形を作成しており、それを用いています。
ボリュームある許認可申請の場合
書類作成量にある程度のボリュームがあり、申請準備に2週間以上を要するような許認可申請の場合は、申請の要素（申請書の要約）を表記、その申請に対する権利義務関係を明確にした契約書を作成します。
簡単な申請や契約書作成業務の場合
簡単な申請や契約書作成業務の場合、私は先に契約書を交わすことをせず、書類を作成していきます。そして、依頼者の確認を経た時点で、予め準備しておいた契約書を合綴します。この時、契約書中に「（行政書士は依頼者に対し）別紙合綴済みの○○書を読み聞かせ、依頼者は内容が依頼にそったものであることを確認した」という一文を記載することで、依頼人への意思確認と自身の注意義務を尽くしたことを明確にします。
この一文は依頼者・行政書士双方の利益に資するものであると言えるでしょう。
契約書を作成しない場合
遠隔地のディーラーさんや、同じく遠隔地にいらっしゃる他の国家資格者から(依頼者を紹介するのではなく)直接依頼を受ける場合、契約書を交わせないケースも出てきます。その場合、私は納期や報酬額など、契約書に盛り込むべき事項をメールかFAXで送信し、それを保存しておきます。
みなさんはどうなさってますか？
同業で飲んだ際に契約書を交わすかどうかについて話題になることがありますが、私の経験では半数近くの方が契約書を交わさずに仕事をしていらっしゃるようです。
私は契約書に助けられたこともありませんし、契約書を交わしておけばよかったと後悔したこともありませんが、契約書はお互いを守り、信頼を誓い合う書面であるとも考えられますので、なるべくなら交わしておきたいものですよね。
ちなみに、写真はイメージ画像です。敢えて外国人の写真を使ってみました。ほら、よく日本のビジネス向けホームページで外国人の写真使われたら「なんでやねん！」って突っ込みたくなるじゃないですか。久々のブログだったので、ちょっと突っ込みどころを作っておこうかな、と思いまして。